Recursos para el uso de Zoom On Demand

Existen distintas opciones para compartir la sesión virtual de ZOOM ON DEMAND con sus estudiantes.

A continuación les indicamos las opciones existentes y su forma de configurarlas.

a) Programación disponible en el Aula Virtual

1. Los estudiantes podrán ingresar a las sesiones programadas en Zoom, directamente desde Aula Virtual. Para ello, deben hacer clic en el acceso configurado por medio de la herramienta Zoom Video Conferencing.

2. En las sesiones programadas, hacer clic en el nombre de la reunión que corresponda (El nombre siempre estará en azul).

2. En las sesiones programadas, hacer clic en el [ nombre de la reunión ] que corresponda (El nombre siempre estará en azul).

Para incorporar los correos de todos los estudiantes de una sola vez y no uno por uno, podría descargarlos siguiendo los pasos de la preguntas y respuesta: ¿Cómo encuentro el correo de todos mis estudiantes? , luego podría copiar y pegar desde el archivo Excel a la sección [Añade invitados] de la imagen referencial de arriba.

Recordamos que siempre pueden tomar contacto directo con nosotros a nuestro chat online, correo electrónico o con alguno de nuestros asesores.

CHAT ONLINE: ubicado en la esquina inferior derecha de nuestro portal: https://aula.virtual.ucv.cl/  (es una nube naranja)

CORREO: aula.virtual@pucv.cl

ASESORÍAS: Escribir a aula.virtual@pucv.cl su nombre, unidad académica, disponibilidad horaria y tema por el que necesita asesoría en tiempo real con un experto.

Seguir los siguientes pasos:

1- Ingresar a https://zoom.us con su correo institucional

2- En el menú lateral izquierdo de la página, debe hacer clic en Configuración

 

3- Luego hacer clic en la opción En la reunión (Básico) y bajar hasta llegar a la alternativa Anfitrión conjunto. Esa opción por defecto viene desactivada, por lo tanto debe hacer clic en botón que aparece en la derecha (debe quedar en azul al igual que en la imagen)

 

6- Zoom le preguntará si desea nombrar a ese participante como coanfitrión, para ello debe hacer clic en Nombrar coanfitrión.

Respecto a la plataforma MEET, estamos en conocimiento que Google (empresa matriz) anunció que a partir del primero de octubre algunas funciones dejarían de estar disponibles para un determinado tipo de cuentas, que en nuestro caso corresponden al tipo “Education”.

Lo que informo la DSIC era que se perdían 3 cosas desde el 1 de octubre:

1. Que las reuniones serían de máximo 100 personas

2. Que se perdían las emisiones de streaming.

3. Que la opción de grabación de las videoconferencias en algún momento no se podría realizar.

Por nuestra parte hemos verificado que en la 1 y 2 no hubo ningún cambio respecto a cómo se comportaba anteriormente, es decir, se pueden hacer videoconferencias de más de 100 personas y las emisiones por streaming se mantienen (de hecho, ZOOM no tiene esta opción).

Respecto al punto N°3, no tenemos conocimiento pleno de cuando dejará de grabar, pero al parecer seguiría estando operativa con un limite de tiempo en la nube de google por 30 días, pero de momento está funcionando tal cual ha funcionado durante este 2019, y es probable que se mantenga tal cual.

Si llegamos a dar cuenta de que dejará de funcionar de la forma actual, informaremos y realizaremos los esfuerzos necesarios para corregir o suplir dicha función.

Respecto al resto de funciones, indicamos que podrían ser cambiadas en algún momento, pero se podrán seguir utilizando de igual o mejor forma a cómo está funcionando hasta ahora.

No existirá la opción de compartirla directamente desde la nube de ZOOM, la opción es descargarla en su ordenador, subirla a Google Drive o canal de YouTube y finalmente incrustar el link de la clase al aula virtual (así la podrán ver los estudiantes desde el aula).

El siguiente recurso tutorial podría ser de utilidad para este fin: https://bit.ly/2UKr217

Luego, puede guiarse con el siguiente tutorial para insertar el video de su clase en el aula virtual del curso: https://bit.ly/3lKbuX7

Un tips para mantener la privacidad y derechos de autor, es tener un canal de YouTube y compartir los videos de sus clases de modo tal que solo aquellos que poseen el enlace la puedan ver.

Por otro lado, informamos que Google, aunque no tenga las mismas características que ZOOM, tiene un contrato con la Universidad, por lo que MEET permite grabar sus clases en la nube, para luego compartir el link en donde se requiera.

La herramienta está habilitada solo para la plataforma de aula virtual de pregrado. Si el Diplomado o Master aloja en esta plataforma no tendría problema alguno, pero si está en la plataforma de Formación Continua y el docente quisiera utilizar la herramienta, debiese escribir a soporte@pucv.cl para que lo habiliten o entreguen una solución oportuna.

(*) Desconocemos si de habilitarse la herramienta existiera una diferencia entre pregrado y postgrado en su diseño e implementación.

Si usted es profesor de pregrado, posiblemente con la habilitación de su cuenta por parte de la DSIC usted podrá contar con la herramienta desde la aplicación ZOOM por lo que podrá crear reuniones por fuera de su aula con las características de una sesión de ZOOM PRO, teniendo que incluir de forma manual en la app. a los participantes de su curso de postgrado.

Zoom on Demand (ZOD) es la herramienta oficial de videoconferencias para el desarrollo de clases online en la Universidad.

A pesar de que MEET no ha dejado de tener las características con las que ha funcionado todo el 2020, a diferencia de ZOD, no cuenta con soporte directo por parte de la PUCV. Por lo que Vicerectoria Académica recomienda el uso de ZOD como herramienta oficial.

Aunque se puede programar e iniciar reuniones desde la aplicación de ZOOM (por fuera del aula), la recomendación de Vicerrectoría Académica es programar e iniciar las sesiones de Zoom desde Aula Virtual por los siguientes motivos:

1. El crear reuniones desde Aula Virtual genera el registro de que existe o existió una reunión programada.

2. Queda incorporada como actividad en el Aula Virtual del curso. Lo que facilita el acceso para sus estudiantes y el docente quien no tiene que estar compartiendo por correo u otras vías el enlace de acceso a su clase.

3. El iniciar la sesión desde el aula virtual del curso entrega un reporte inmediato de quienes van ingresando o no a la sesión.

4. Realizar el seguimiento y soporte es más fácil, pues de forma automática el “tema de la reunión” incluye el nombre del aula en la que se ha generado.

De cualquier forma la PUCV no obliga a utilizar desde aula virtual la herramienta, pero si es la recomendación de Vicerrectoría Académica, Aula Virtual y DSIC.

Para esto, recomendamos seguir los pasos del instructivo: Emisiones en directo vía ZOOM

Es de suma importancia que su cuenta esté siempre asociada al correo PUCV. Esto aplica a que usted configure su cuenta institucional al aula virtual, que se cree una sesión o cuenta en ZOOM con el mismo correo, y que, si usted desea transmitir en vivo, vía Facebook o YouTube, debe considerar que las cuentas de ambas redes sociales deben ser creadas con su correo institucional.

Por último, a modo de advertencia, será necesario que las transmisiones que quiera hacer por Facebook, consideren dejar el acceso público, pues de modo contrario nadie podrá ingresar a la sesión si no es su amigo en Facebook.

Cómo se da cuenta, una vez que usted empieza la transmisión, puede convertirla en publica al seleccionar el icono “mundo” señalado con flecha verde en imagen referencial de arriba.

Por todo lo anterior, recomendamos desde ya configurar lo indicado y crear cuentas de YouTube y/o Facebook con su correo institucional, pues será la única forma de transmitir en vivo desde Zoom Videoconferencing.

En caso de que usted tenga más dudas al respecto o presente inquietudes al momento de configurar la herramienta, puede dirigirse a nuestro CHAT ONLINE, ubicado en la esquina inferior derecha de nuestro portal: https://aula.virtual.ucv.cl/

Zoom On Demand no permite utilizar la nube de Zoom para guardar las grabaciones de las sesiones realizadas. Tampoco la acción [grabar] enviará un enlace al correo con la grabación subida a otra nube, por lo que esta acción debe ser realizada de forma semi-manual por el docente que programó e inició la sesión. 

La alternativa que recomienda Aula Virtual es almacenar la grabación de su sesión sincrónica en una carpeta de Google Drive con acceso directo desde su computador, de modo que usted no tenga que almacenar los archivos de video en el mismo. Así  la única preocupación del docente será compartir el enlace de la grabación en Google Drive en el aula virtual para sus estudiantes. Esto se realiza a través de la instalación del programa Google File Stream (ex Google Drive para pc).

Recordamos que debe seleccionar siempre la opción [Grabar] que le entrega la sesión Zoom.

Una vez que usted ha finalizado la clase (grabación), al tener instalado Google File Stream, la misma le consultará por la ruta en su Google Drive en donde se almacenará el archivo de video de la clase online, una vez que usted establece dicha ruta, la clase se almacenará de forma automática en la nube para posteriormente ser compartida a sus estudiantes.

Le adjuntamos a continuación los instructivos para realizar la grabación y compartir la clase con sus alumnos por Google Drive mediante Google File Stream:

• El detalle para descargar, subir y compartir sus clases: tutorial aquí.
• Una vez obtenido el enlace puede guiar su inserción en el aula con el siguiente recurso: https://aula.virtual.ucv.cl/wordpress/?p=21461

Puede crear sin problema alguno 2 o más reuniones en paralelo, y cada participante del taller deberá ingresar al que le corresponda. O, si los participantes no están dentro del aula, deberá compartir el acceso* a la reunión que le corresponda a cada uno.

Acceso: enlace, id, y contraseña para ingresar a la sesión programada.

Si usted tiene las aulas de sus paralelos coordinadas: Si se puede, solo deberá crear la reunión desde la plataforma virtual.

Si usted tiene a sus paralelos en aulas separadas: No se podría crear la misma reunión en cada aula, por lo que deberá programar una reunión en alguna de las dos aulas y luego compartir en enlace en la otra o agregar manualmente los correos de los participantes del otro paralelo a la reunión ZOOM ya programada.

Si se puede, pero para evitar confusiones usted tiene las siguientes opciones:

1. Configurar reuniones para cada paralelo, configurando una reunión para cada uno de ellos. Esta aparecerá dentro del aula como clase/reunión y todos sus estudiantes podrán visualizar el link para poder ingresar, pero debe colocar en el nombre de la reunión el paralelo al que corresponde para guiar el acceso de sus estudiantes a la clase que les corresponde.

2. Utilizar ZOOM desde Google Calendar: primero debe crear una reunión recurrente en Zoom On Demand para cada paralelo y luego incorporar como participantes en una reunión de Google Calendar a los estudiantes del paralelo que correspondan. Colocando en la ubicación de la reunión el enlace a la reunión de zoom. Ejemplo:

3. 

4. Aunque no es una herramienta oficial, usted podría simplemente programar dos reuniones distintas vía Google Meet incorporando como participantes de cada uno los miembros del paralelo que correspondan.

Puede encontrar todos los correos de sus estudiantes siguiendo los pasos de la siguiente pregunta y respuesta: ¿Dónde obtengo el correo de mis estudiantes?

El aula virtual del curso no da la opción de “filtrar” la visualización de la reunión programa según el paralelo al que corresponda el estudiante. En palabras técnicas, no permite colocar restricción de acceso mediante grupos paralelos a una actividad de ZOD.

Por parte de Aula Virtual se sugiere que la sala de espera esté siempre habilitada.

Si usted la activa, el sistema permitirá que todos los estudiantes que ingresan a la sesión con una cuenta Zoom que tenga asociada el correo institucional tipo @mail.pucv.cl accedan de forma directa a la clase sincrónica, pero aquellos que no tengan una cuenta institucional, el sistema los retendrá hasta que el docente acepte su acceso.

El sistema está habilitado solo los usuarios de la PUCV tengan acceso directo a la clase, pues la idea es no permitir que estudiantes fuera de la red PUCV puedan ingresar a la sesión, aumentando así la seguridad de la misma.

Si el estudiante creó una cuenta de Zoom con su correo institucional, al momento de ingresar a la sesión no tendría problemas si lo realiza directamente desde el aula mediante el botón “JOIN”.

Para mayor detalle puede visitar el instructivo de uso de ZOOM para estudiantes elaborado por la DSIC: https://bit.ly/3fk96nm. El instructivo indica los pasos a seguir para que el estudiante ingrese a la sesión desde el interior del aula virtual de su curso.

La otra alternativa es que pueda seguir la pregunta y respuesta “¿Dónde encuentro el acceso a mis clases online?” para poder encontrar el acceso según las opciones que Aula Virtual recomienda a los docentes para compartir el acceso a reuniones ZOOM con los mismos.

La recomendación de Vicerrectoría Académica, Aula Virtual y DSIC es programar e iniciar sesiones con la herramienta Zoom On Demand desde aula virtual.

• Las políticas de la PUCV no obligan a los profesores a utilizar la herramienta, pero es la herramienta oficial de la PUCV para realizar clases online.

• En términos económicos, la gran diferencia entre una cuenta y la otra es que si usted desea ser incorporada a Zoom On Demand y empieza a programar reuniones desde la plataforma de aula virtual o por fuera de ella, no seguirá pagando por el servicio y el cobro se realizará a la PUCV. 

• En términos operativos, debe tener en consideración que la función de grabar en la nube de Zoom su clase no está disponible en este sistema, pero existe un instructivo que ayuda a semi-automatizar el proceso utilizando Google Drive desde su computador. (Mayor información en esta pregunta y respuesta de aquí).

En caso de que usted si realice el cambio de dueño de cuenta (quien paga por la suscripción de su correo como usuario de ZOOM PRO) tendrá que aceptar el reembolso que le indicará ZOOM:

Luego de [Aprobar la solicitud] debe aceptar el reembolso:

Luego de seguir estos pasos podrá hacer el traspaso de su cuenta sin problema alguno. Desde ese momento podrá programar reuniones ZOOM siguiendo los pasos de nuestro instructivo creado por la DAV: https://bit.ly/332dh2w

Los pasos a seguir para respaldar su clase en Google drive los puede encontrar en: https://bit.ly/2ITs9cB

Una vez listo el link de respaldo del video de su clase, puede compartir su clase al aula virtual de su curso siguiendo el siguiente video tutorial: https://aula.virtual.ucv.cl/wordpress/?p=21461

El sistema de Zoom Videoconferencing instaurado en Aula Virtual por la DSIC, funciona de forma tal manera que solo una vez que usted inicie su reunión vía Zoom con sus estudiantes, compañeros de trabajo u otros externos, al pasar unos minutos de iniciada su clase, usted figurará con minutos ilimitados, esto implica que al iniciar su sesión la plataforma ZOOM le indicará que quedan 40 minutos, pero al pasar unos minutos se dará cuenta que ese reloj cambiará y figurará como tiempo ilimitado.

Esto hace relación a que el sistema alterna alrededor de 60 o más cuentas, por lo que mientras usted no esté utilizando una de ellas figurará siempre con una cuenta de características básicas.

En definitiva, no es que Zoom Videoconferencing le facilite una cuenta ZOOM PRO, sino más bien es una sesión con las características de ZOOM PRO.

En caso de presentar problemas al momento de estar realizando su clase, cumpliendo con todos los requisitos para utilizar la cuenta pro a través de aula virtual, es posible que el sistema esté presentando errores y deba dirigirse con pantallazo del problema a atención de usuarios de la Dirección de Servicios de Informática y Comunicaciones: soporte@pucv.cl

Existen distintas posibilidades de por qué el sistema ha arrojado un error tipo “warning” al momento de intentar programar una reunión.

Las posibilidades se relacionan a que alguno de los requisitos para el uso de la herramienta aún no se han cumplido:

(*) Si usted ya cumple con uno, considerar pasar al siguiente:

1. Asociar su correo institucional al aula virtual (Instructivo aquí)
2. Crear cuenta Zoom asociando su correo institucional a la misma (Instructivo aquí)
3. Cumplido los dos anteriores, entrará a su correo una “solicitud de traspaso de dominio” por parte de la DSIC* con el asunto “Invitación para una cuenta de Zoom” (de ya tenerlo debe [Aceptar], sino solicitarlo a soporte@pucv.cl indicando su deseo de ser incorporada/o a la base de datos*).
4. Una vez recibida y aceptada la solicitud, el sistema pasa por una actualización nocturna, por lo por lo que al día siguiente tendría habilitada la herramienta.

Imagen referencial del email que le entrará a la bandeja de entradas de su correo institucional:

(*) Considerar que es la DSIC quienes operan la base de datos que habilita a los docentes a utilizar la herramienta. Ellos han informado que la solicitud que usted envíe para de ser incorporada/o a la base de datos mencionada puede tardar entre 24-72 horas hábiles en ser correspondida por soporte@pucv.cl, quienes envían correo de “solicitud de traspaso de dominio” mencionado en el punto anterior.

Una vez usted acepte pasar al dominio de la PUCV, corre un proceso nocturno que actualiza las cuentas en la plataforma. Por tanto, su cuenta quedará habilitada con Zoom Videoconferencing al día siguiente.

También han existido casos en que el docente cumple con todos los requisitos, pero aún no ha iniciado sesión en ZOOM con su cuenta asociada al correo institucional.

Dudas respecto a su habilitación deben ser dirigidas a soporte@pucv.cl.

Oficialmente las cuentas genéricas del tipo aulaxxxx@pucv.cl han sido de dadas de baja por la DSIC. Las mismas han sido utilizadas para crear el sistema de ZOOM ON DEMAND. Es decir, la cuenta que antes era de uso exclusivo de uno o algunos docentes, hoy por hoy es de uso común.

Las cuentas genéricas se pudieron utilizar hasta finales del segundo semestre del año 2020. siendo reemplazadas de forma oficial por la herramienta Zoom On Demand.

Actualmente existen licencias ZOOM PRO que pueden ser otorgadas de forma temporal a quien no ha podido contar aún con Zoom On Demand. Las mismas, se deben solicitar a soporte@pucv.cl.

Actualmente no es posible realizar modificaciones al perfil de aula virtual, pero el Navegador Académico se retroalimenta con información proveniente del aula, por lo que si sigue los pasos del siguiente recursos tutorial podrá realizar el cambio sin problema alguno:  https://aula.virtual.ucv.cl/wordpress/?p=21095

Recordar que su cuenta de Zoom también debe tener asociado su correo institucional.

Si usted no cuenta con correo institucional debe solicitar a Jefe de Docencia de su Unidad Académica que solicite la creación del mismo a la DSIC (soporte@pucv.cl).

Existen 3 requisitos para que usted pueda programar reuniones con tiempo ilimitado en ZOOM:

TODO TIPO DE DUDAS RESPECTO A LA HABILITACIÓN DE SU CUENTA DEBEN SER DIRIGIDAS AL AREA DE SOPORTE DE LA DSIC. CORREO SOPORTE@PUCV.CL

Existen los siguientes recursos en línea para apoyar al docente en sus clases en línea: Tutoriales, instructivos, asesor tecnopedagógico, chat online, correo electrónico Aula Virtual.

Instructivos de apoyo para el cuerpo docente:

• Instructivo para incorporar la herramienta de videoconferencias en aula virtual

• Instructivo de uso de Zoom Videoconferencing

• Instructivo de uso para estudiante

• Respaldo de grabación local en Drive

Para todos los temas que tengan relación al diseño y programación de reuniones ZOOM a través de la plataforma virtual de aprendizaje, así como dudas respecto a los instructivos, pasos olvidados, accesos de estudiantes, dejar a su ayudante haciendo clases, conocer a su asesor tecnopedagógico, realizarlos a nuestro chat online ubicado en la esquina inferior derecha de nuestro portal: https://aula.virtual.ucv.cl

También puede visitar la categoría Zoom Videoconferencing ubicada al final de nuestra sección de Preguntas y Respuestas Frecuentes uso de aula virtual: https://aula.virtual.ucv.cl/wordpress/?hrf_faq=pyr

Cualquiera de sus docentes podría ser capacitado vía ZOOM o MEET respecto al uso de la herramienta en cuestión, por alguno de nuestros asesores tecnopedagógico, al cual también puede dirigir consultas específicas vía correo electrónico.

Conozca el asesor de su UUAA:  AQUÍ

Para temas relacionados a la habilitación de cuentas de sus docentes, fechas de habilitación, problemas con el sistema, aparición de errores al programar, dirigirlas a la atención de usuarios de quienes lideran este proyecto: DISC, correo: soporte@pucv.cl

Todo esto, es sin descartar que desde el lunes 23 de noviembre la DAV realizará taller de formación masiva tipo autoinstruccional enfocado en la programación de la herramienta en el aula. Haremos extensa la invitación a todos los docentes de su UUAA en los próximos días.

Inscripción al taller autoinstruccional: AQUÍ